Être employeur est bien plus qu’une relation contractuelle avec ses salariés. C’est l’entrée dans un univers d’obligations légales, déclaratives et organisationnelles dont l’omission peut entraîner des sanctions administratives, des redressements URSSAF ou des contentieux prud’homaux. Voici les 10 obligations que tout employeur doit maîtriser.
1
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)Avant toute embauche (y compris les CDD d’un jour), l’employeur doit effectuer la DPAE auprès de l’URSSAF, au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard au moment de la prise de poste. Cette déclaration déclenche l’immatriculation du salarié, la visite médicale d’embauche et l’affiliation à l’assurance chômage. L’absence de DPAE est un délit de travail dissimulé.
2
Le contrat de travail écritPour les CDD, le temps partiel et l’intérim, le contrat écrit est obligatoire. Pour les CDI à temps plein, un contrat verbal est légalement possible mais fortement déconseillé. En pratique, tout employeur sérieux remet un contrat écrit à chaque salarié avant ou le jour de la prise de poste. L’absence de contrat écrit en CDD vaut requalification automatique en CDI.
3
Le Registre Unique du Personnel (RUP)Tenu chronologiquement pour chaque salarié entrant et sortant, il doit mentionner : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée, date de sortie. Il doit être conservé 5 ans après la date de sortie et présenté sur demande de l’inspection du travail. La loi permet de le tenir sous forme électronique.
4
Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)Obligatoire dès le premier salarié, il recense l’ensemble des risques professionnels présents dans l’entreprise et les mesures de prévention associées. Il doit être mis à jour annuellement et à chaque modification importante des conditions de travail. L’absence de DUERP est sanctionnée par une amende de 1 500 €.
5
L’affichage obligatoireCertaines informations doivent être affichées dans les locaux de l’entreprise : coordonnées de l’inspection du travail et du médecin du travail, texte des articles du Code pénal sur les discriminations et le harcèlement, convention collective applicable, consignes de sécurité et secours, horaires collectifs de travail. Des affiches manquantes peuvent entraîner des amendes lors d’une inspection.
6
La mutuelle d’entreprise collective et obligatoireDepuis le 1er janvier 2016, tout employeur du secteur privé doit proposer une couverture complémentaire santé collective à ses salariés. L’employeur doit prendre en charge au minimum 50 % de la cotisation. Le salarié peut refuser dans des cas limitatifs (couverture déjà acquise par ailleurs). L’absence de mutuelle expose l’employeur à un redressement URSSAF.
7
La prévoyance collective pour les cadresLes salariés cadres (au sens de la convention collective nationale des cadres du 14 mars 1947 ou de la CCN applicable) doivent bénéficier d’une garantie décès d’au moins 1,5 % de la tranche A de rémunération, prise en charge à 100 % par l’employeur. Cette obligation est souvent ignorée dans les PME qui emploient des cadres pour la première fois.
8
La visite médicale d’embaucheRéalisée par le médecin du travail, elle doit intervenir avant la fin de la période d’essai pour les salariés relevant d’une visite médicale d’aptitude renforcée (travail de nuit, travaux dangereux, handicap reconnu). Pour les autres salariés, une visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l’embauche.
9
La DSN mensuelleDepuis 2017, la Déclaration Sociale Nominative est le vecteur unique de transmission des données sociales pour tout employeur. Elle doit être déposée chaque mois dans les délais légaux (5 ou 15 du mois suivant selon la taille de l’entreprise). Un retard ou une erreur peut bloquer le versement des indemnités journalières à vos salariés absents.
10
Le règlement intérieur (entreprises de 50 salariés et plus)Obligatoire à partir de 50 salariés, le règlement intérieur fixe les règles disciplinaires, d’hygiène et de sécurité. Il doit être soumis pour avis au CSE, puis déposé à l’inspection du travail et au conseil de prud’hommes. Sans règlement intérieur valide, les sanctions disciplinaires infligées à un salarié peuvent être annulées.
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