Qui est concerné par l’obligation ?
L’entretien professionnel est dû à tous les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat (CDI, CDD, temps partiel, alternance) et quelle que soit la taille de l’entreprise. Il s’applique dès le premier salarié. Les intérimaires et les salariés mis à disposition ne sont pas concernés par l’obligation qui incombe à l’entreprise utilisatrice.
L’obligation s’applique également au retour de certaines absences longues : congé maternité, congé parental d’éducation, congé sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois, mandat syndical. Dans ces cas, l’entretien professionnel doit être proposé au salarié à son retour, dans un délai raisonnable.
La fréquence et le contenu de l’entretien
L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans, sauf accord de branche ou d’entreprise prévoyant une périodicité différente. Il porte obligatoirement sur les éléments suivants :
- Les perspectives d’évolution professionnelle du salarié (qualifications, emploi)
- L’identification des besoins en formation du salarié
- L’information sur le Compte Personnel de Formation (CPF) et les possibilités de financement des formations
- L’information sur la validation des acquis de l’expérience (VAE)
- L’information sur le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP)
L’entretien donne lieu à la rédaction d’un document écrit dont une copie est remise au salarié. Ce document n’a pas de format réglementaire, mais doit mentionner les points abordés et les éventuels engagements pris.
Le bilan à 6 ans : une obligation spécifique aux entreprises de 50 salariés et plus
Pour les entreprises atteignant 50 salariés, la loi impose un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans (soit après 3 entretiens biennaux). Ce bilan doit vérifier si le salarié a bénéficié, sur la période, d’au moins deux des trois éléments suivants :
- Au moins une action de formation (hors formations obligatoires liées au poste)
- L’acquisition d’une certification professionnelle (titre, diplôme ou CQP)
- Une progression salariale ou professionnelle
Ce que l’entretien professionnel n’est pas
La confusion entre entretien professionnel et entretien d’évaluation est fréquente mais dangereuse. Ces deux entretiens ont des objets distincts :
- L’entretien d’évaluation (ou entretien annuel) porte sur les performances du salarié au regard de ses objectifs. Il n’est pas légalement obligatoire (sauf disposition conventionnelle) mais fréquemment pratiqué.
- L’entretien professionnel porte sur l’avenir professionnel du salarié, sans évaluation de ses performances. Il est légalement obligatoire.
Les deux peuvent être organisés le même jour, mais ils doivent faire l’objet de comptes-rendus distincts. Les mélanger dans un seul document expose l’employeur à une contestation.
Bonnes pratiques pour structurer vos entretiens
- Mettre en place un suivi RH (tableur ou SIRH) pour connaître la date du dernier entretien de chaque salarié
- Planifier les entretiens en début d’année, suffisamment à l’avance pour ne pas être pris de court
- Utiliser un support structuré permettant de couvrir tous les thèmes obligatoires
- Conserver les comptes-rendus signés dans le dossier du salarié pendant au moins 6 ans
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